Microsoft Teams, il tool di Office per la digital collaboration

Sono sempre di più le aziende che oggi puntano su modalità di lavoro “smart”, per offrire ai lavoratori flessibilità di luoghi, orari e strumenti di lavoro.

Ma questo comporta inevitabilmente che i lavoratori possano, ad esempio, trovarsi a dover collaborare, ad uno stesso progetto, con colleghi distanti anche migliaia di chilometri, mettendo così a dura prova la collaborazione all’interno dei team aziendali.

Per rispondere a questa esigenza di coordinare al meglio il lavoro in team, lo scorso novembre è stato presentato Microsoft Teams, il nuovo toolkit di Microsoft basato su Office 365, che supporta le aziende nel percorso di ridefinizione degli spazi aziendali, facilitando la collaborazione tra gli utenti e consentendo di avere conversazioni, file, note e contenuti tutti in un’unica area di lavoro.

Grazie alla nuova hub per il lavoro di gruppo, è possibile infatti avere conversazioni immediate con i colleghi in chat ed organizzarle secondo le proprie esigenze, per argomento, ufficio, progetto. Le conversazioni sono aperte a tutti i membri del team. Ma non solo, anche file, note, app e siti web sono alla portata di tutti. Inoltre Microsoft Team permette di collaborare, rivedere appunti e apportare modifiche ai documenti in tempo reale, direttamente dall’app.

Oltre alla chat, il nuovo strumento Microsoft dà l’opportunità di effettuare videochiamate ed organizzare riunioni. Le riunioni avvengono in chat room aperte, quindi tutti i membri del team possono partecipare. Ma se si ha l’esigenza di comunicare con un solo utente o con un gruppo più ridotto, Microsoft Teams consente anche di avere conversazioni private con i colleghi di team selezionati. Inoltre, sempre in ottica di smart working, è possibile trasferire le conversazioni da desktop a mobile. Teams è difatti compatibile con web, Windows, Mac, iOS e Android.

Ma il nuovo Toolkit non si limita a semplificare la pianificazione dei meeting aziendali, supporta anche gli utenti nella gestione delle proprie attività, tenendo traccia degli appuntamenti, tra cui quelli pianificati sul calendario di Outlook. La pianificazione di un evento da questa piattaforma o su Outlook, viene infatti visualizzato su entrambe le applicazioni.

Oltre a ciò, Microsoft Teams vanta tra le sue funzionalità quella di consentire agli utenti di rimanere costantemente aggiornati grazie alla possibilità di accedere facilmente alle varie aree di lavoro del team, tenere sotto controllo ogni attività, consultare in ogni momento contenuti e cronologia delle chat, ma anche di visualizzare tutti i file dell’account personale one drive for business e dello share point del team.

Teams è ovviamente integrata con le applicazioni e i tool di Office 365, tra i quali Word, Excel, PowerPoint, Skype, OneNote, SharePoint, Planner, Power BI e Office 365 Groups.

Inoltre il nuovo “chat-based workspace”, come lo ha definito il CEO di Microsoft Satya Nadella, permette di personalizzare l’area di lavoro ed adattarla alle esigenze di ogni team. È infatti possibile aggiungere accessi rapidi a documenti o siti web visualizzati di frequente, inserire servizi cloud e connettori comuni, come ad esempio da Twitter, GitHub, Trello o Asana, ma è anche possibile configurare un’integrazione personalizzata.

Per quanto riguarda la gestione dei dati, l’azienda di Redmond garantisce gli standard di sicurezza e conformità di Office 365, grazie ad una costante crittografia dei dati, sia in transito che archiviati, e ad un aumento della protezione delle identità degli utenti attraverso un’autenticazione a più fattori.

Microsoft Team semplifica quindi l’organizzazione all’interno dei team di lavoro, offrendo strumenti per la collaborazione e consentendo al tempo stesso una migliore gestione degli spazi di lavoro, senza dimenticare l’importanza della sicurezza.

Grazie a queste nuove modalità collaborative tra gli utenti, aumenta la produttività e si strizza contemporaneamente un occhio al cosiddetto “work-life balance”.

 

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